E-Rechnungspflicht ab 2027: Was jetzt auf Entsorgungsunternehmen zukommt

Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Zum 01.01.2027 folgt die nächste Stufe: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, muss inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Ab dem 01.01.2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Für Entsorgungsunternehmen mit hohem Belegaufkommen ist das mehr als eine Formalie, denn die Umstellung greift direkt in Fakturierung, Abrechnung und Archivierung ein.

Die Fristen im Überblick

• Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen, ohne Übergangsfrist.
• Bis 31.12.2026: Beim Versand sind Papierrechnungen weiterhin zulässig; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (Bezugsjahr 2026).
• Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz von 2024 mit der Neufassung von § 14 UStG.

Was als E-Rechnung gilt und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis sind das vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten ist dagegen keine E-Rechnung; nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist gilt sie nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.

Warum die Entsorgungswirtschaft besonders betroffen ist

Entsorgungsunternehmen erzeugen viele Belege: Sammelrechnungen über Dutzende Leistungspositionen, Abrechnungen auf Basis von Verwiegedaten, Gutschriften an Subunternehmer, Behältermieten mit Vertragslaufzeiten. Je höher das Volumen und je verzweigter die Rechnungslogik, desto weniger lässt sich die Umstellung mit Insellösungen oder manuellen Zwischenschritten abfangen. Wer für kommunale Auftraggeber arbeitet, kennt die XRechnung außerdem bereits aus dem öffentlichen Bereich, dort gilt sie seit Jahren.

Die Eingangsseite gehört ebenfalls dazu. Empfangen können reicht auf Dauer nicht; Rechnungen sollen ohne manuelle Zwischenschritte geprüft, verbucht und GoBD-konform archiviert werden. Erst dann entsteht aus der Pflicht ein Nutzen: weniger Erfassungsaufwand, schnellere Freigaben, sauberere Daten für die Auswertung.

Was jetzt zu tun ist

Zuerst die eigene Frist klären: Lag der Umsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt die Versandpflicht ab dem 01.01.2027, also in wenigen Monaten. Danach die Systemseite prüfen: Kann die Fakturierung XRechnung und ZUGFeRD erzeugen, wie läuft der Versand, wie die revisionssichere Archivierung? Parallel gehören die Stammdaten auf den Prüfstand, von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bis zu den Leitweg-IDs öffentlicher Auftraggeber. Und schließlich der Prozess: Wer ist im Betrieb für Rechnungsausgang und Rechnungseingang verantwortlich, und wie sehen die Abläufe nach der Umstellung aus?

In mynature steht für die Umstellung der eRechnungskonfigurator bereit. [Platzhalter: Funktionsumfang und Formulierung vor Veröffentlichung mit dem Fachbereich abstimmen.]

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Gilt die Versandpflicht ab 2027 auch für kleinere Betriebe?

Noch nicht. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 gilt die Versandpflicht dann für alle. Die Empfangspflicht besteht unabhängig davon bereits seit dem 01.01.2025.

Reicht eine PDF-Rechnung ab 2027 noch aus?

Für Unternehmen über der Umsatzgrenze: nein. Eine PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die gesetzlichen Anforderungen dann nicht mehr. Kleinere Unternehmen dürfen PDF-Rechnungen bis Ende 2027 weiter versenden, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Welche Formate sind zulässig?

Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0 (PDF mit eingebettetem XML). Bestehende EDI-Verfahren außerhalb der Norm dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 weiterlaufen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand von August 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung.

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