ERP-Einführung im Entsorgungsunternehmen: 9 Schritte für den laufenden Betrieb

Am Montag müssen die Fahrzeuge raus. An der Waage warten Kunden. Und die Monatsabrechnung darf durch den ERP-Wechsel nicht liegen bleiben.

Eine ERP-Einführung im Entsorgungsunternehmen braucht deshalb einen klar begrenzten Startumfang. Legen Sie fest, welche Abläufe zum ersten Betriebstag funktionieren müssen. Testen Sie diese vom Auftrag bis zur Rechnung und planen Sie feste Ansprechpartner für Ihr Team ein.

Die folgenden neun Schritte helfen Ihnen, den Wechsel vorzubereiten. Sie zeigen auch, welche Ergebnisse vor dem Start vorliegen sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Legen Sie vor Projektbeginn fest, welche Prozesse und Schnittstellen zum Start bereitstehen müssen.
• Prüfen Sie Datenübernahme und Abrechnung mit Vorgängen aus Ihrem Betrieb.
• Benennen Sie Key-User früh und reservieren Sie Zeit für Tests und Schulungen.
• Geben Sie den Go-Live anhand dokumentierter Tests frei. Planen Sie Unterstützung und ein Vorgehen bei Störungen.

Was muss beim ERP-Wechsel zuerst feststehen?

Vor dem ersten Datenimport brauchen Sie einen abgestimmten Projektumfang. Geschäftsführung und Fachbereiche legen gemeinsam fest, welche Leistungen der Betrieb ab dem Starttag erbringen muss. Dazu gehören die nötigen Schnittstellen und Nachweise. Zusätzliche Funktionen erhalten eigene Termine, sofern der laufende Betrieb sie nicht bereits benötigt.

Halten Sie für jeden Prozess fest, wer ihn verantwortet und wer das Testergebnis freigibt. Benennen Sie eine Projektleitung, die offene Entscheidungen mit dem Einführungspartner klärt. Planen Sie das Budget einschließlich interner Arbeitszeit und vereinbaren Sie, wie zusätzliche Anforderungen beauftragt werden.

Eine erste Abnahmeliste kann so aussehen:

Diese Liste bestimmt den Startumfang. Eine bestehende Telematik-Anbindung darf beispielsweise nicht entfallen, wenn Ihre Disposition darauf angewiesen ist. Ein zusätzliches Dashboard kann dagegen einen späteren Termin erhalten.

Warum gehört das Team von Anfang an ins Projekt?

Mit dem ERP ändern sich Arbeitswege und Zuständigkeiten. Eine Disponentin muss neue Eingabemasken kennenlernen. Gleichzeitig soll sie vielleicht Aufträge nach einer anderen Regel freigeben. Klären Sie solche Änderungen mit den betroffenen Mitarbeitenden, bevor Sie die Abläufe im System einrichten.

Die Bedeutung dieser Arbeit zeigt eine Befragung von mehr als 2.600 Veränderungsverantwortlichen: Bei sehr gut bewertetem Change Management berichteten 88 Prozent von erreichten oder übertroffenen Projektzielen. Bei schwach bewertetem Change Management waren es 13 Prozent. Die Befragung zeigt einen Zusammenhang, keine garantierte Wirkung einzelner Maßnahmen. Sie bezieht sich auch nicht speziell auf Entsorgungsunternehmen. (Prosci, veröffentlicht 2023, aktualisiert 2026)

Benennen Sie deshalb schon zu Projektbeginn Key-User aus Disposition, Waage, Abrechnung und Buchhaltung. Diese Personen bringen die Fälle aus ihrem Fachbereich ein. Sie prüfen später das System und unterstützen ihre Kolleginnen und Kollegen.

Reservieren Sie dafür Arbeitszeit und organisieren Sie eine Vertretung im Tagesgeschäft. Wer während eines Tests ständig an die Waage zurückmuss, kann einen vollständigen Belegfluss kaum prüfen.

Phase 1: Welche Daten und Zugriffe braucht das neue ERP?

Beginnen Sie mit den Daten, die Ihre Aufträge und Rechnungen bestimmen. Klären Sie zugleich, wer diese Daten pflegen darf und welche Verbindungen zum Start bereitstehen müssen. So prüfen die Fachbereiche ihre Testfälle mit den vorgesehenen Zugriffsrechten und Ausgabegeräten.

Schritt 1: Daten bereinigen und testweise übernehmen

Erfassen Sie zunächst, welche Daten Sie übernehmen und welche Sie im Altsystem nachschlagen werden. Unterscheiden Sie dabei Stammdaten, laufende Vorgänge und historische Belege.

Prüfen Sie Dubletten und abgelaufene Konditionen. Ordnen Sie doppelte Datensätze kontrolliert zusammen und erhalten Sie die Verknüpfung zu bestehenden Belegen. Legen Sie fest, welche Datensätze aktiv in das neue System gehören.

Planen Sie mehrere Testimporte mit anschließender Prüfung ein. Die Disposition kontrolliert etwa Leistungsorte und Behälterzuordnungen. Die Buchhaltung prüft Debitoren, Zahlungsbedingungen und offene Posten.

Prüfergebnis: Die Verantwortlichen bestätigen die übernommenen Daten. Differenzen sind erklärt oder korrigiert. Für Änderungen bis zum Umschalttag gibt es einen Plan zur abschließenden Übernahme.

Schritt 2: Berechtigungen nach Aufgaben vergeben

Vergeben Sie Zugriffe anhand der Aufgaben im Betrieb. Die Waage benötigt andere Rechte als die Buchhaltung. Legen Sie ausdrücklich fest, wer Preise ändern, Rechnungen stornieren oder Stammdaten löschen darf.

Damit folgen Sie dem Prinzip des BSI: Zugriffe sollen auf benötigte und autorisierte Ressourcen begrenzt sein. Ein offener Start mit pauschalen Vollrechten passt dazu nicht. (BSI, IT-Grundschutz ORP.4, Edition 2023)

Für personenbezogene Daten verlangt Artikel 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen entsprechend dem Risiko. Ein Berechtigungskonzept ist ein Baustein dafür. (EUR-Lex, Artikel 32 DSGVO)

Prüfergebnis: Jede Rolle kann ihre vorgesehenen Aufgaben erledigen. Gesperrte Aktionen bleiben gesperrt. Vertretungen und administrative Zugriffe sind geregelt.

Schritt 3: Versand, Druck und Schnittstellen einrichten

Testen Sie den Rechnungsversand mit festgelegten Testempfängern. Prüfen Sie Absender, Anhänge und Rückmeldungen bei Zustellfehlern. Ihre IT prüft auch die Authentifizierung der Versanddomain.

Binden Sie die Drucker im Büro und im Waagenhaus ein. Testen Sie außerdem die benötigten Verbindungen, etwa zu Waage, Finanzbuchhaltung oder Telematik. Ein gespeicherter Auftrag reicht als Test nicht aus, wenn seine Daten das Zielsystem nicht erreichen.

Prüfergebnis: Belege kommen am richtigen Ziel an. Das Team erkennt fehlgeschlagene Übertragungen und weiß, wer sie bearbeitet.

Phase 2: Wie prüfen Sie Aufträge und Abrechnung?

Testen Sie vollständige Vorgänge aus Ihrem Betrieb. Eine Containergestellung endet im Test erst, wenn auch Miete und Entsorgungsleistung korrekt abgerechnet sind. Die Fachbereiche prüfen dabei gemeinsam die Übergaben. Fehler an diesen Stellen bleiben sonst bis zur ersten Abrechnung unbemerkt.

Schritt 4: Geschäftsprozesse mit eigenen Fällen testen

Stellen Sie eine überschaubare Sammlung typischer Vorgänge und Sonderfälle zusammen. Geeignete Beispiele sind:

• Containergestellung mit anschließendem Tausch und Mietabrechnung.
• Sammelrechnung für einen Kunden mit mehreren Leistungsorten.
• Auftrag mit Subunternehmer und abweichendem Leistungstermin.
• Korrektur einer bereits erfassten Verwiegung.
• Storno und Neuberechnung einer fehlerhaften Rechnungsposition.
• Nachweispflichtiger Vorgang mit Begleitschein im eANV, sofern für Ihren Betrieb erforderlich.

Die elektronische Nachweisführung betrifft grundsätzlich die Beteiligten, die entsprechende Nachweise über gefährliche Abfälle führen müssen. Das Bundesumweltministerium nennt auch Ausnahmen. Richten Sie Ihren Test an den tatsächlich geltenden Pflichten Ihres Betriebs aus. (Bundesumweltministerium, FAQ zur elektronischen Nachweisführung)

Planen Sie eine Probeabrechnung mit Vorgängen aus einem abgeschlossenen Zeitraum. Vergleichen Sie die einzelnen Positionen und anschließend die Summen je Kunde. Eine gleiche Gesamtsumme allein reicht nicht: Fehler können sich gegenseitig ausgleichen.

Dokumentieren Sie gewollte Abweichungen, etwa durch korrigierte Preisregeln. Klären Sie alle übrigen Differenzen. Sperren Sie in der Testumgebung den produktiven Rechnungsversand und unbeabsichtigte Übertragungen an externe Systeme.

Prüfergebnis: Jeder Testfall hat ein erwartetes Ergebnis und eine fachliche Freigabe. Abweichungen, die Betrieb oder Abrechnung beeinträchtigen, sind behoben.

Schritt 5: Formulare und E-Rechnungen prüfen

Prüfen Sie Rechnungen und Wiegescheine mit den Personen, die täglich damit arbeiten. Stimmen Leistungszeitraum und Leistungsort? Enthält die Rechnung die Bestellnummer oder Kostenstelle, die Ihr Kunde benötigt?

Bei E-Rechnungen müssen auch die strukturierten Daten stimmen. Eine gewöhnliche PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Prüfen Sie das eingesetzte Format sowie die Verarbeitung beim Empfänger. (Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026)

Für inländische Unternehmen gilt seit dem 1. Januar 2025 die Empfangspflicht. Die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung endet am 31. Dezember 2026. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft sie bis Ende 2027; für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Frist bis Ende 2027. Ausnahmen von der Ausstellungspflicht bleiben bestehen. Die Regeln betreffen grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. (BMF, Fragen 4, 11 und 12)

Prüfergebnis: Musterbelege und strukturierte Rechnungsdaten sind freigegeben. Die zuständigen Mitarbeitenden können Rechnungen versenden, empfangen und im vorgesehenen Verfahren aufbewahren.

Phase 3: Wie bereiten Sie das Team auf den Start vor?

Schulen Sie anhand der Aufgaben am Arbeitsplatz. Eine Mitarbeiterin an der Waage muss einen falsch zugeordneten Wiegevorgang bearbeiten können. Die Abrechnung muss erkennen, warum eine Leistung auf der Sammelrechnung fehlt. Solche Fälle gehören in die Schulung, bevor Ihr Team sie unter Zeitdruck lösen muss.

Schritt 6: Key-User vertieft schulen

Die früh benannten Key-User lernen jetzt die eingerichteten Abläufe im Detail. Sie üben auch Korrekturen und Sonderfälle. Halten Sie fest, welche Fragen sie selbst beantworten und welche sie an den Einführungspartner weitergeben.

Planen Sie eine Vertretung je Fachbereich. Das Wissen über die Monatsabrechnung sollte auch dann verfügbar sein, wenn eine Person ausfällt.

Prüfergebnis: Die Key-User führen ihre Testfälle eigenständig durch und erklären ihren Kolleginnen und Kollegen den Ablauf.

Schritt 7: Einen begrenzten Paralleltest durchführen

Wählen Sie eine Auftragsart oder Kundengruppe für einen zeitlich begrenzten Vergleich. Legen Sie vorher fest, welches System die verbindlichen Vorgänge führt. Das zweite System dient während dieses Tests der Prüfung.

Rechnungen, Zahlungsanweisungen und elektronische Nachweise dürfen nicht versehentlich aus beiden Systemen heraus ausgelöst werden. Begrenzen Sie daher die externen Verbindungen des Testsystems und verwenden Sie freigegebene Testwege. Nutzen Sie personenbezogene Daten nur im abgestimmten Umfang mit passenden Schutzmaßnahmen.

Falls bereits ein Standort produktiv im neuen ERP arbeitet, regeln Sie die Zuständigkeit je Vorgang und die Übergaben zum übrigen Betrieb. Das ist eine eigene Umstellungsstufe mit zusätzlichem Abstimmungsbedarf.

Prüfergebnis: Die Ergebnisse sind abgeglichen. Doppelte Buchungen und Sendungen sind verhindert. Für jeden offenen Punkt gibt es eine verantwortliche Person und einen Termin.

Schritt 8: Das gesamte Team nach Rollen schulen

Arbeiten Sie mit den freigegebenen Abläufen und kurzen Übungseinheiten. Jede Person bearbeitet die Vorgänge, die sie nach dem Start übernehmen soll. Beziehen Sie Vertretungen und unterschiedliche Schichten ein.

Erstellen Sie kurze Anleitungen für wiederkehrende Fragen. Halten Sie beispielsweise fest, wie ein Auftrag korrigiert wird und an wen sich die Waage bei einer fehlgeschlagenen Übertragung wendet.

Prüfergebnis: Die Mitarbeitenden können ihre täglichen Aufgaben ausführen und kennen den Weg zur Unterstützung.

Phase 4: Wann ist das Entsorgungsunternehmen bereit für den Go-Live?

Der Termin allein ist kein Grund, das neue ERP freizugeben. Prüfen Sie vor dem Start die Abnahmeliste mit den Fachverantwortlichen und dem Einführungspartner. Dokumentieren Sie verbleibende Fehler und die vorgesehenen Maßnahmen. Die Geschäftsführung entscheidet auf dieser Grundlage über den Start.

Schritt 9: Mit abgestimmtem Umschaltplan und Begleitung starten

Legen Sie fest, wann die letzte Datenübernahme stattfindet und welches System ab welchem Zeitpunkt verbindlich ist. Berücksichtigen Sie Schichtwechsel, Abrechnungstermine und die Belastung Ihrer Key-User. Ein Monatsanfang passt nur, wenn auch diese Bedingungen stimmen.

Prüfen Sie vor der Freigabe:

• Die für den Start benötigten Prozessketten sind fachlich abgenommen.
• Offene Aufträge, noch nicht abgerechnete Leistungen und offene Posten sind abgestimmt.
• Sicherungen und das Vorgehen zur Wiederherstellung sind geprüft.
• Für Störungen gibt es einen dokumentierten Ersatzablauf und erreichbare Verantwortliche.
• Der Zugriff auf benötigte Altbelege ist organisiert, einschließlich Aufbewahrung und späterer Auswertbarkeit.
• Der Einführungspartner hat Zuständigkeiten und Erreichbarkeit für die Startphase bestätigt.

Definieren Sie außerdem, unter welchen Bedingungen Sie den Start verschieben oder einen Ersatzablauf nutzen. Eine Rückkehr ins Altsystem braucht einen Datenabgleich. Sobald im neuen System Vorgänge gebucht wurden, genügt das Zurückschalten allein nicht.

Freigabefrage: Kann Ihr Team einen Auftrag vom Eingang bis zur korrekten Rechnung bearbeiten, einschließlich der erforderlichen Nachweise? Fehlt dafür ein notwendiger Schritt, ist die betroffene Prozesskette noch nicht bereit.

Sammeln Sie nach dem Start offene Fragen in einer gemeinsamen Liste. Ordnen Sie jedem Punkt eine verantwortliche Person zu. Besprechen Sie täglich, welche Fehler den Betrieb oder die Abrechnung behindern und welche später bearbeitet werden können.

Begleiten Sie auch die erste vollständige Monatsabrechnung. Die persönliche Unterstützung bei Einführung und Schulung sollte im Projektplan dafür Zeit vorsehen.

Wann folgen weitere Funktionen?

Starten Sie die nächste Ausbaustufe, wenn die vereinbarten Kernprozesse verlässlich laufen. Prüfen Sie dazu die erste vollständige Abrechnung, die offenen Fehler und den Unterstützungsbedarf im Team. Eine neue Funktion braucht wieder eine verantwortliche Person, Testfälle und eine fachliche Freigabe.

Dann können beispielsweise zusätzliche Auswertungen, die Auftragserfassung aus E-Mails oder ein Kundenportal folgen. Bereits betriebsnotwendige Schnittstellen gehören weiterhin zum Startumfang.

Häufige Fragen zur ERP-Einführung im Entsorgungsunternehmen

Wie lange dauert die Einführung?

Ein belastbarer Termin entsteht aus dem Projektumfang. Datenqualität, Schnittstellen und die verfügbare Zeit der Fachbereiche bestimmen den Aufwand. Verlangen Sie einen Plan mit Prüfterminen und klaren Voraussetzungen für den Go-Live. Eine pauschale Dauer lässt sich aus allgemeinen ERP-Studien nicht ableiten.

Ist ein gemeinsamer Starttermin oder eine Einführung in Etappen besser?

Das hängt von den Abhängigkeiten Ihrer Prozesse ab. Eine Einführung je Standort kann passen, wenn Aufträge und Abrechnung sauber zugeordnet bleiben. Eng verbundene Abläufe benötigen gegebenenfalls einen gemeinsamen Umschalttermin. Die Vorbereitung erfolgt in beiden Fällen schrittweise.

Wie schützen wir die Abrechnung während des Wechsels?

Testen Sie die Abrechnung vor dem Start mit eigenen Vorgängen. Stimmen Sie offene Leistungen und offene Posten zum Umschaltzeitpunkt ab. Reservieren Sie Unterstützung für den ersten Abrechnungslauf. Diese Vorbereitung begrenzt Risiken; sie ersetzt keine betriebliche Liquiditätsplanung.

Welche Aufgabe hat der Einführungspartner?

Er unterstützt die Einrichtung und Datenübernahme, klärt Systemfragen und begleitet die Schulung. Vereinbaren Sie seine Aufgaben und Erreichbarkeit schriftlich. Die Fachbereiche prüfen, ob das Ergebnis ihren betrieblichen Anforderungen entspricht.

Beginnen Sie mit Ihrer Abnahmeliste

Schreiben Sie auf, welche Aufträge Ihr Betrieb am ersten Tag im neuen ERP bearbeiten muss. Ergänzen Sie die erforderlichen Nachweise und Abrechnungsfälle. Diese Liste bildet die Grundlage für Ihr Einführungsgespräch.

NETFACTORY begleitet die Einführung des Branchen-ERP mynature persönlich. Bringen Sie Ihre Abnahmeliste und einen typischen Abrechnungsvorgang ins Erstgespräch mit. Damit lässt sich konkret besprechen, welche Abläufe zuerst eingerichtet und geprüft werden müssen.

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