mynature oder Excel: Was der Umstieg im Entsorgungsalltag ändert

Kurz gesagt: Ein Entsorgungsbetrieb sollte Excel ablösen, sobald Behälter, Touren, Wiegedaten und Rechnungen in getrennten Listen gepflegt werden und der Monatsabschluss an einzelnen Personen hängt. Mit mynature, dem Branchen-ERP von NETFACTORY für Entsorgung und Recycling, greifen Auftragsannahme, Disposition, Verwiegung, Nachweise und Abrechnung auf dieselben Daten zu. Eine Eingabe kommt dort an, wo sie gebraucht wird.

Was passiert in Ihrem Betrieb, wenn die Kollegin, die seit Jahren die Containerliste führt, drei Wochen ausfällt? In vielen Entsorgungsunternehmen lautet die ehrliche Antwort: Dann weiß niemand mehr genau, welcher Behälter seit wann bei welchem Kunden steht. Der Monatsabschluss zieht sich, und die Miete für den Container, der seit Wochen auf einer Baustelle steht, taucht auf keiner Rechnung auf.

Excel ist dabei kein Fehler. Die Tabelle ist ohne Projekt und ohne Schulung verfügbar, und für die ersten Jahre reicht sie oft aus. Mit jedem Kunden, jeder Fraktion und jedem Fahrzeug kam allerdings ein Reiter dazu, eine Formel, ein Makro. Aus einer Liste sind zehn geworden, und das Team verbringt einen großen Teil seiner Zeit damit, sie abzugleichen.

Wo stößt Excel im Entsorgungsbetrieb an Grenzen?

Excel stößt dort an Grenzen, wo mehrere Personen mit denselben Daten arbeiten und jede Änderung Folgen für Disposition, Abrechnung und Nachweise hat. In Entsorgungsbetrieben zeigt sich das an vier Stellen.

Behälter und Standzeiten: Jede Lücke in der Liste ist eine Lücke in der Rechnung

Ein Fahrer stellt einen Container um und meldet das per Telefon. Der Eintrag in der Behälterliste folgt am Abend oder gar nicht. Weil Standzeiten und Behältermiete aus genau diesen Einträgen berechnet werden, gehen Mieteinnahmen verloren, ohne dass es irgendwo als Fehler auffällt. Wie eine Software für Containerdienste Behälterbewegungen abbildet, zeigt unsere Branchenseite.

Disposition: Jede Änderung löst eine Telefonkette aus

Verschiebt ein Kunde die Abholung, ändert der Disponent die Tourenliste, ruft den Fahrer an und informiert das Büro, damit die Rechnung stimmt. Fällt ein Glied dieser Kette aus, fährt ein Fahrzeug umsonst oder ein Auftrag wird doppelt erfasst. Wie es ohne diese Ketten geht, beschreibt unser Beitrag zur Tourenplanung in der Entsorgung.

Abrechnung: Der Monatsabschluss beginnt mit Suchen

Für die Sammelrechnung werden Wiegescheine, Leistungsnachweise, Mietdaten und Sonderpreise aus mehreren Dateien zusammengetragen, bei Subunternehmern zusätzlich deren Leistungen. Je mehr Quellen es gibt, desto länger dauert der Abschluss und desto eher fehlt eine Position. Den Ablauf ohne Nacharbeit zeigt unser Beitrag zur Sammelrechnung in der Entsorgung.

Wissen und Fehler: Der Betrieb hängt an einzelnen Köpfen

Oft versteht nur eine Person, welche Formel welchen Preis berechnet. Geht sie in Urlaub oder in Rente, geht das Prozesswissen mit. Hinzu kommt, dass Fehler in Tabellen der Normalfall sind: Der Wirtschaftsinformatiker Raymond Panko hat Feldprüfungen betrieblich genutzter Tabellen ausgewertet und in 94 % der 85 geprüften Tabellen Fehler gefunden. Bei einer Preisliste mit mehreren Tausend Zellen ist ein falscher Wert damit sehr wahrscheinlich, auch wenn ihn niemand bemerkt.

Reicht Excel für Abrechnung und Nachweise rechtlich aus?

Als alleinige Grundlage für Rechnungen und Nachweise reicht Excel künftig nicht aus, weil eine Tabelle keine E-Rechnung im vorgeschriebenen Format erzeugt. Außerdem protokolliert sie keine Änderungen. Nach § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; eine Excel-Zelle lässt sich dagegen spurlos überschreiben. Die Details regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form), zuletzt geändert am 14.07.2025.

Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, fasst unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht ab 2027 zusammen. Dieser Artikel informiert über die Rechtslage und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Was ändert sich im Alltag mit mynature statt Excel?

Mit mynature arbeiten Auftragsannahme, Disposition, Verwiegung, Nachweise und Abrechnung auf einer gemeinsamen Datenbasis. Eine Eingabe an einer Stelle kommt überall dort an, wo sie gebraucht wird. Die Entsorgungssoftware mynature ist das Cloud-ERP von NETFACTORY für mittelständische Entsorgungs- und Recyclingunternehmen.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Kunde meldet morgens einen vollen Container und bittet um Tausch am selben Tag. Der Disponent erfasst den Auftrag einmal und plant ihn in die laufende Tour ein. Über die Telematikanbindung sieht er, wo die Fahrzeuge gerade sind. Behälterbewegung, Wiegedaten und Leistung für die Sammelrechnung hängen am selben Auftrag, und Ihr Team prüft die vorbereitete Rechnung und gibt sie frei.

„Durch die direkte Anbindung unserer Telematiksysteme an mynature haben wir jederzeit den aktuellen Status unserer Fahrzeuge im Blick. Touren, Behälterbewegungen und Rückmeldungen laufen heute vollständig digital und in Echtzeit.“
Sebastian Mehliß, Geschäftsführer, REISSWOLF Akten- und Datenvernichtung GmbH

Woran erkennen Sie, dass Ihr Betrieb über Excel hinausgewachsen ist?

Ein Entsorgungsbetrieb ist über Excel hinausgewachsen, wenn mehr Zeit in die Pflege von Listen fließt als in die Steuerung des Betriebs. Typisch sind diese sechs Anzeichen:

1. Der Monatsabschluss dauert Tage oder Wochen, weil Daten aus mehreren Dateien zusammengeführt werden.
2. Behältermieten und Standzeiten werden nachträglich entdeckt oder gar nicht berechnet.
3. Dispositionsänderungen laufen über Telefon, Zettel und Zurufe.
4. Nur eine oder zwei Personen verstehen die Formeln der wichtigsten Listen.
5. Dieselben Daten werden für Wiegeschein, Nachweis und Rechnung mehrfach eingegeben.
6. Die Frage nach dem Deckungsbeitrag je Kunde oder Fraktion lässt sich nur mit tagelanger Auswertung beantworten.

Wie gelingt der Wechsel von Excel zum Branchen-ERP?

Der Wechsel gelingt am besten schrittweise, beginnend mit den Bereichen, in denen der Aufwand heute am größten ist. mynature muss nicht als Ganzes eingeführt werden; viele Betriebe starten mit Disposition und Abrechnung. Die bestehenden Excel-Listen sind dabei kein Ballast, denn nach einer Bereinigung bilden Kunden, Standorte, Behälter und Preise die Grundlage der Stammdaten. Welche Schritte eine ERP-Einführung im Entsorgungsunternehmen im laufenden Betrieb umfasst, zeigt unser Leitfaden.

Häufige Fragen zum Umstieg von Excel auf ein ERP

Kann ein Entsorgungsbetrieb Excel und ERP parallel nutzen?

Während der Umstellung kann ein Entsorgungsbetrieb Excel und ein ERP eine Zeit lang parallel nutzen. Dauerhaft führt das zu doppelter Pflege und widersprüchlichen Zahlen. Für einzelne Auswertungen bleibt Excel nützlich. Die führenden Daten zu Aufträgen, Behältern, Wiegungen und Rechnungen sollten aber an einer Stelle liegen, damit alle mit demselben Stand arbeiten.

Kann man mit Excel E-Rechnungen erstellen?

Mit Excel allein lassen sich keine E-Rechnungen im gesetzlichen Sinn erstellen. Eine aus Excel erzeugte PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Die Versandpflicht gilt ab 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 01.01.2028 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.

Ist ein ERP für einen mittelständischen Entsorgungsbetrieb zu groß?

Ein Branchen-ERP ist für mittelständische Entsorgungsbetriebe nicht zu groß, wenn es schrittweise eingeführt wird. mynature richtet sich an etablierte Entsorgungs- und Recyclingunternehmen mit etwa 20–500 Beschäftigten. Der Einstieg beginnt mit den Bereichen, die den meisten Aufwand verursachen, häufig Disposition und Abrechnung. Weitere Bereiche kommen hinzu, wenn der Betrieb so weit ist.

Fazit: Wann Excel im Entsorgungsbetrieb nicht mehr reicht

Excel hat vielen Entsorgungsbetrieben über Jahre gute Dienste geleistet. Sobald Behälter, Touren, Wiegungen und Rechnungen in getrennten Listen leben, kostet das Abgleichen jedoch mehr Zeit, als die Tabelle spart. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2027 kommt eine rechtliche Grenze hinzu. Ein ERP für Entsorgungsunternehmen wie mynature führt diese Abläufe auf einer Datenbasis zusammen, damit Ihr Team den Betrieb steuert statt Listen zu pflegen.

Wie viel kostet Ihren Betrieb die Tabellenarbeit?

Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe: wo Listen doppelt gepflegt werden und welche Bereiche sich für den Einstieg eignen. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass Ihre Tabellen noch ausreichen.

Sie möchten wissen, welche Ihrer Listen sich zuerst ablösen lassen? Sprechen Sie mit unseren Beratern über Ihre Abläufe. → Erstgespräch vereinbaren

Quellen

• Panko, Raymond R.: What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today. EuSpRIG 2015, Tabelle 2 (Feldprüfungen 1995–2001). arxiv.org/abs/1602.02601
• § 146 Abs. 4 Abgabenordnung (AO). gesetze-im-internet.de
• Bundesministerium der Finanzen: GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024 und 14.07.2025. bundesfinanzministerium.de
• IHK Region Stuttgart: E-Rechnungen, Stand 15.10.2026. ihk.de/stuttgart
• Bundesumweltministerium: Nachweisverordnung, elektronisches Abfallnachweisverfahren seit 01.04.2010. bundesumweltministerium.de

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand von November 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.